Od czego zacząć w przypadku przeprowadzki całej firmy?

Przeprowadzka do nowej powierzchni biurowej jest niemal tak samo wymagającą czynnością, jak przeprowadzka do nowego domu. Masz duże, nieporęczne meble, trudną do spakowania elektronikę i wiele akcesoriów do spakowania. Zwykle nie ma zbyt wiele czasu na to, aby to wszystko zrobić (nie można bezpośrednio zamknąć operacji wykonywanych przez firmę na tydzień, aby zarezerwować czas na wygodną przeprowadzkę). Przeniesienie firmy to dużo pracy, niezależnie od wielkości twojego zakładu. Jeśli próbujesz nawigować podczas przeprowadzki, postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami, aby proces przebiegał tak płynnie, jak to tylko możliwe, dzięki czemu zaoszczędzisz nie tylko czas, ale także nerwy.

Zacznij planować cały proces przeniesienia firmy jak najwcześniej.

Nie ma czegoś takiego jak odpowiedni moment, jeśli chodzi o przeprowadzkę firmy do nowej przestrzeni biurowej. Musisz rozpocząć proces planowania jak najszybciej to tylko możliwe, dzieląc, kto będzie co robił, jak to zrobi i kiedy będzie gotowy. W przeciwnym razie może się okazać, że najważniejsze rzeczy będą do wykonania w ostatniej chwili i nikt nie zechce zostać w biurze całą noc, wrzucając zszywacze do pudełka lub próbując wymyślić, jak przygotować kilkanaście dużych drukarek gotowych do transportu. Oprócz planowania, w jaki sposób przygotujesz wszystko na dzień przeprowadzki, będziesz również potrzebować planu, w którym wszystko zostanie uwzględnione po przyjeździe do nowej przestrzeni biurowej. Skorzystaj z planu, aby dowiedzieć się o układach biurowych i typowych przestrzeniach oraz o wszelkich nowych potrzebach. Pomyśl, że prawdopodobnie będziesz musiał przeznaczyć co najmniej kilka miesięcy, aby skutecznie zaplanować przeniesienie całej firmy, jak i kilka miesięcy, aby wszystko było gotowe do przewiezienia. Nie zapomnij zaplanować z wyprzedzeniem swojego ruchomego budżetu, ponieważ najważniejszy w tym wszystkim jest to, aby wiedzieć, ile musisz wydać.

Upewnij się, że cały sprzęt pomieści się podczas przeprowadzki firmy.

Chociaż możesz zabrać ze sobą więcej niż tylko niezbędne do pracy akcesoria i sprzęty do użytku w pracowni, wymiary w nowym pomieszczeniu do pracy mogą nie pozwolić na ich swobodne przechowywanie. Zamiast marnować czas, energię i pieniądze na transport przedmiotów, które nie będą przydatne w nowej przestrzeni biurowej, uzyskaj wymiary swoich największych przedmiotów i porównaj je z pomiarami następnej lokalizacji, do której zostanie przeprowadzona firma. Dotyczy to takich rzeczy, jak stoły do sali konferencyjnej, duży sprzęt elektryczny i wszystko, co wymaga większej ilości miejsca. Mamy nadzieję, że wybrałeś nowe biuro, które pozwala na zakwaterowanie twoich aktualnych mebli i technologii, jednak jeśli tego nie zrobisz, warto wiedzieć o tym przed przeprowadzką,  a nie w momencie, gdy zaczniecie wszystko rozpakowywać i układać w nowym miejscu.

Przyłóż się do oznaczania pakunków, aby zaoszczędzić więcej czasu po przeprowadzeniu całej firmy do nowej lokalizacji.

Etykietowanie pudeł jest ważne we wszystkich ruchach bez względu na etap przeprowadzki, ale, zwłaszcza gdy przeprowadzasz się do nowego biura z całą obecną firmą. Jeżeli chcesz, aby operacje działały podczas i po przeprowadzce, musisz ostrożnie oznaczyć każde pojedyncze pudełko, aby nie szukać więcej papieru lub tonera do drukarek tylko wtedy, gdy naprawdę ich potrzebujesz. W celu uzyskania maksymalnej wydajności wśród wszystkich osób biorących udział w przeprowadzce firmy oznacza każdy pakunek numerem lub specjalnym znakiem oraz zachowaj odpowiedni arkusz kalkulacyjny, w którym znajduje się numer każdego pola i znajdujące się w nim elementy. To trochę więcej pracy, ale pozwoli ci zaoszczędzić mnóstwo czasu, gdy osiedlisz się w nowej lokalizacji. Dodatkowo zaplanowane w ten sposób oznaczenia pozwolą odnaleźć się w nich każdemu z pracowników firmy, którą przenosisz.

Pamiętaj, że wszystkie sprzęty komputerowo, dane i innego rodzaju elektronika powinny zostać potraktowane priorytetowo podczas przeprowadzki firmy do nowego biura.

Jedną z największych komplikacji związanych z przeprowadzką do nowej przestrzeni biurowej jest odłączanie i ponowne podłączanie całej technologii, co zazwyczaj zajmuje ogromne ilości czasu. Jak tylko poznasz datę przeprowadzki, przygotuj swój dział odpowiedzialny za komputery i dane online. Dział opracuje plan przeniesienia całego wyposażenia technicznego biura. Dotyczy to komputerów, serwerów i telefonów, a także istotnych danych i planów internetowych. To wielka praca, której nie możesz zlecić zewnętrznym wykonawcom ze względu na poufne informacje, dlatego ważne jest, aby twój zespół zaczął nad nią pracować jak najwcześniej. Jeśli masz sprzęt, którego będziesz się pozbywać, przygotuj plan recyklingu lub podaruj go potrzebującym. W niektórych przypadkach sprzęt nie musi nawet być w bieżącym stanie roboczym. Jeśli zamiast tego planujesz poddać recyklingowi niepotrzebny sprzęt, sprawdź najbliższe skupy i poinformuj ich o zbędnym zasobie, który posiada twoja firma w trakcie przeprowadzki.